LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN EVENTOS DEPORTIVOS, por Asociación Española de Protocolo

La importancia del Protocolo como parte integral de la Comunicación en los Eventos Deportivos.

Los eventos deportivos no son simplemente encuentros competitivos; son manifestaciones de habilidad, pasión y, en muchos casos, verdaderos espectáculos de entretenimiento. Sin embargo, detrás de cada evento deportivo exitoso hay un componente crucial que a menudo pasa desapercibido: el protocolo. Su adecuada planificación no solo garantiza la fluidez y el orden en estos eventos, sino que también desempeña un papel vital en la comunicación efectiva entre todas las partes involucradas.

Un evento deportivo tiene múltiples objetivos:

• La buena competición.
• Garantizar la diversión de los asistentes.
• Generar ingresos comerciales, y empresariales al intentar atraer potenciales patrocinadores, entre otros.

Para alcanzar estos objetivos, es fundamental que todas las áreas de la organización trabajen en perfecta coordinación y cooperación: desde el protocolo, pasando por comunicación, marketing, operaciones, competición, hasta la logística y el transporte. Aunque pueda parecer un formalismo sin importancia, el protocolo desempeña un papel crucial en el marketing y la comunicación del evento. Ayuda a establecer un marco claro de interacción y colaboración entre todos los públicos: organizadores, participantes, invitados, patrocinadores y espectadores.

El protocolo se manifiesta en la planificación meticulosa de cada detalle, desde la disposición de los espacios, la gestión de las invitaciones o la programación de las actividades paralelas a la competición. Bien establecido garantiza que todos los aspectos del evento funcionen de manera coordinada y eficiente, lo que a su vez contribuye a una experiencia positiva para todos.

Por ejemplo, la asignación de roles claros y definidos dentro del equipo organizador permite una distribución efectiva de tareas y responsabilidades, evitando confusiones y malentendidos. Del mismo modo, el establecimiento de un orden de precedencia en las ceremonias de apertura y clausura asegura que los participantes sean presentados de manera adecuada y respetuosa, lo que contribuye a la atmósfera de camaradería y celebración.

Las ceremonias de premiación son el punto culminante de muchos eventos deportivos, donde se reconoce el esfuerzo, el talento y los logros de los participantes. Estos momentos no solo son importantes para los atletas, sino también para los organizadores y patrocinadores, ya que ofrecen la oportunidad de destacar los valores del deporte y promover la excelencia.

El protocolo en las ceremonias de premiación es esencial para garantizar que se desarrollen sin contratiempos y transmitan el respeto y la solemnidad que merecen. Desde el orden de entrada de los participantes hasta la entrega de trofeos y medallas, cada detalle debe ser cuidadosamente planificado y ejecutado. Además, se debe prestar especial atención a la presencia de dignatarios y personalidades importantes, asegurando que sean recibidos y tratados correctamente.

Otra parte donde es fundamental es en los Palcos. Los palcos son espacios reservados en los estadios y recintos deportivos que suelen ser ocupados por personalidades importantes, patrocinadores, dignatarios y otras figuras destacadas. Estos espacios no solo ofrecen comodidad y una vista privilegiada del evento, sino que también son lugares de relaciones sociales y networking. Por lo tanto, el protocolo es crucial para mantener un ambiente adecuado y garantizar que todos los presentes se sientan bien atendidos y respetados.

El protocolo en los palcos abarca diversos aspectos, desde la asignación de asientos hasta la atención a los invitados. Es fundamental establecer un sistema claro de jerarquía y etiqueta para determinar quiénes ocupan los lugares más destacados y cómo se gestionan las interacciones entre los presentes. Además, se debe garantizar un servicio impecable, con personal capacitado para atender las necesidades de los invitados de manera discreta y eficiente.

En resumen, el protocolo desempeña un papel fundamental en los eventos deportivos, especialmente en áreas como los palcos y las ceremonias de premiación. Su adecuada observancia no solo contribuye al éxito y la imagen del evento, sino que también refleja los valores de respeto, cortesía y profesionalismo asociados con el deporte.  En última instancia, el protocolo no es simplemente una formalidad vacía, sino una herramienta poderosa que facilita la comunicación efectiva y transmite los valores fundamentales del deporte. Al establecer un marco claro de interacción y colaboración, contribuye al éxito y la experiencia positiva de todos los involucrados en un evento deportivo, desde los organizadores hasta los espectadores. Por lo tanto, es crucial reconocer y valorar la importancia del protocolo, y sus profesionales, como parte integral de la comunicación en el mundo del deporte.

JORGE HURLÉ PALACIO

Delegado en Asturias de la Asociación Española de Protocolo. Experto en Protocolo Deportivo.