PROTOCOLO DEPORTIVO POR JUAN MANUEL JIMÉNEZ.
¿Qué aporta el protocolo al evento deportivo?
El evento deportivo es un gran acontecimiento socio cultural que se organiza con motivo de la celebración de una competición deportiva, con independencia de la disciplina de la que se trate, y que trasciende más allá de la mera competición. Se trata de un suceso que puede llegar a movilizar, e incluso transformar, ciudades o países.
Para que el evento en sí se pueda desarrollar en tiempo y forma, es preciso que se den una serie de condicionantes previos, donde intervienen diferentes estamentos, tanto públicos como privados, dando lugar al comité organizador que será quien se encargue de la gestión organizativa. Pero este ente organizativo no está solo. Una de las características que tienen los eventos deportivos es que cuentan con muchos más actores que otras tipologías de eventos.
Por norma general, en un evento genérico está el anfitrión, que es quien, en muchas ocasiones, se encarga de la gestión organizativa del evento, no solo tomando las principales decisiones, sino también, ejecutándolas. Además, están los invitados, con su, o sus, invitados de honor, los patrocinadores, colaboradores…
En los eventos deportivos, puede suceder lo mismo o, por el contrario, disponer de un entramado organizativo más complejo. Así, por ejemplo, puede haber un anfitrión que no sea quien lleve a cabo el evento, y para ello, se sirva de un comité organizador que se encargue del grueso de la gestión organizativa. Pero este comité no tiene todas las competencias para poder desarrollar todo el evento. Las cuestiones del transporte público para que los aficionados se puedan desplazar a la instalación, o la seguridad pública, por citar un par de ejemplos, no son competencias de las que puedan tomar decisiones. Para ello, necesitan del apoyo de las instituciones públicas que si las tienen. De este modo surge el comité local, que está formado por personas dependientes del ayuntamiento, o la institución titular de esas competencias, y que se integran dentro del entramado organizativo. Así, por ejemplo, en un campeonato del mundo, el anfitrión es la Federación Internacional de la disciplina, el comité organizador normalmente es la federación nacional de la disciplina y el comité local la institución pública correspondiente.
Profundizando en el comité organizador, se podría afirmar que es un gran ente que está compuesto por las diferentes áreas que deben desarrollar todo el evento: comunicación, infraestructuras, marketing, protocolo, seguridad, transportes, alojamientos, control jurídico y económico, ticketing… Se podría decir que, tomando como ejemplo una mesa, el evento sería el tablero y las patas que lo sustentan serían las diferentes áreas. De ahí la importancia que tiene saber cuáles son las áreas/patas que deben encargarse de la ejecución del evento.
Visto quien es el que organiza el evento, es momento de tomar conciencia de lo que hace, o puede hacer si le dejan, el departamento de protocolo. Primeramente, y juntamente con las áreas de marketing y comunicación, deberían establecer la estrategia de comunicación, sentando los pilares que se van a encargar de múltiples acciones en el evento, como es la promoción, tempos de la comunicación, imagen en las ceremonias, criterios de ubicación del palco, etc.
Seguidamente, el departamento de protocolo debe comenzar a desarrollar la lista de invitados al palco presidencial. Parece una acción sencilla, pero esta lista debe hacerse conforme a la estrategia previamente establecida y, como no podría ser de otra manera, esa estrategia debe ir en consonancia con los objetivos del evento.
Pero ¿poque es importante protocolizar un palco, con independencia de los objetivos del evento? La respuesta es fácil, los principales invitados, con carácter general, representan a instituciones pública y privadas, con lo que hay que respetar las jerarquías y el rol que representan en el evento, siempre siendo conscientes que en el palco presidencial o de honor, no se compran los asientos, con lo que, por mucho que aporte un patrocinador, “nunca” le debería dar como resultado ubicarse en los primeros asientos del palco, que suelen estar reservados para el anfitrión, principales autoridades, como posibles invitados de honor, principal representante de cada uno de los equipos que van a disputar el evento, caso en que sea por equipos, etc.
Además, el protocolo da una sensación de imagen mucho más cuidada que cuando no lo hay, propiciando a los asistentes, o incluso a los que siguen el evento a través de algún canal o plataforma, la sensación de orden, estableciendo un tracto, o secuencia de actos y movimientos, lógico.
Pero yendo mucho más allá, el protocolo puede hacer obtener mayores beneficios a la organización, ya que el trato entre personas, lo que en muchos ámbitos denominan el bis a bis, difiere mucho cuando lo hacen expertos en la materia o personas con mucha voluntad. Todos hemos oído aquello de zapatero a tus zapatos. Las áreas VIP pueden, incluso deben, ser gestionadas por departamentos de marketing o patrocinio, pero en lo que a los criterios de atenciones, el protocolo tiene mucho que aportar, dando ese plus que marca la diferencia entre unas organizaciones y otras.
El protocolo debe ser entendido como una herramienta de comunicación, no verbal, al servicio del evento. Para ello, es preciso diseccionar el termino protocolo en tres: protocolo stricto sensu, ceremonial y etiqueta. Cuando se habla de protocolo como tal, se habla de jerarquía, del respeto a quien es quien y lo que representa. Un error en esto puede ocasionar problemas entre instituciones, incluso diplomáticos. Pero no solo se habla de personas, también de banderas, himnos y cualquier símbolo susceptible de ser interpretado o ubicado.
Por ceremonial, se deben entender aquellos movimientos y circunstancias que determinan el acto, es decir, todo aquello que se va a desarrollar, por ejemplo, en una entrega de premios: recorridos, músicas, espacios… que tienen que ser completados por la etiqueta, o lo que es lo mismo, el atuendo apropiado a cada una de las circunstancias.
Por tanto, el protocolo no debe ser entendido como gran parte de la sociedad lo ve: normas de educación sociales, jerarquías en actos con reyes y presidentes y poco más. Es una actividad que puede modificar la imagen que trasciende del evento y, como imagen que es, debe estar estrechamente ligado a la comunicación y al marketing.
Todos hemos visto como han surgido problemas porque se interpreta mal un himno, como sucedió en la final de la Copa Davis de tenis en Australia, con los problemas políticos que acarreó; o la desagradable situación que se vivió en los Juegos Mediterráneos de Tarragona, cuando en plena entrega de medallas de natación no había ninguna autoridad para hacer la entrega, momento en el que las propias nadadoras, con Mireia Belmonte a la cabeza, comenzaron a entregárselas. O la cantidad de quejas que se dan porque invitados se sienten agraviados porque no están ubicados en donde les corresponde. Y así, un montón de situaciones que, en ocasiones trascienden mediáticamente y dan una mala imagen en al evento, y a todo lo que le rodea, empresas patrocinadoras incluidas.
Juan Manuel Jiménez es licenciado en Derecho, Titulado Superior en Protocolo y Relaciones Institucionales y Especialista en Protocolo y Organización de Eventos Deportivos. Como profesional en la organización y gestión de eventos y protocolo, dispone de amplia experiencia en el mundo de la empresa y del sector del deporte, desarrollando la mayor parte de su actividad en esos ámbitos, aunque también ha trabajado en el sector oficial y cultural. A lo largo de su trayectoria, ha impartido múltiples cursos y conferencias en el ámbito del protocolo empresarial y deportivo en diferentes países de Latinoamérica y España, participando en varios Congresos Internacionales de Protocolo. Además, Jiménez ha contribuido en la organización de numerosos eventos en el ámbito empresarial, deportivo y cultural, siendo el responsable del protocolo de las eliminatorias de la Copa Davis y Copa Federación, disputadas en España, a través de la Real Federación Española de Tenis. Actualmente, desempeña su actividad laboral en el departamento de protocolo de MAPFRE, como especialista en protocolo.